Telefonpolitik

Billund Kommune ønsker at være førende i betjeningen af borgere, samarbejdspartnere og myndigheder. Telefonpolitikken skal understøtte disse overordnede målsætninger.

Telefonpolitikken skal afspejle en værdibaseret ramme for telefonkulturen i Billund Kommune. De lokale MED-udvalg kan supplere denne med lokale politikker.

Telefonpolitikken er baseret på de personalepolitiske værdier:

Dialog:

• Ledelsen har i dialog med medarbejderne ansvaret for, at telefonbetjeningen tilrettelægges på en sådan måde, at borgere, samarbejdspartnere og kolleger oplever en entydig, korrekt og professionel betjening med en ligeværdig håndtering af såvel interne som eksterne opkald.
• Ledelse og medarbejdere skal være i dialog om at skabe, sikre og vedligeholde en værdibaseret telefonkultur som understøtter målet med telefonpolitikken.

Udvikling:

• At udviklingen af den kommunale anvendelse af telefonien sker i overensstemmelse med kommunens visioner, mål og planer.
• At kommunens medarbejdere bliver præsenteret for og kan søge information om telefonien i Billund Kommune.
• At kommunikationen internt i Billund Kommune effektiviseres.

Respekt:

I respekt for den overordnede målsætning er telefonpolitikken kendetegnet ved at:

• En ajourført Outlook kalender er grundlaget for en god telefonbetjening
• Billund Kommunes borgere betjenes professionelt
• Institutioner og afdelinger er ansvarlige for besvarelse af alle opkald og tilrettelægger selv håndteringen af opkald, herunder brugen af telefonsvarer
• Det tilstræbes, at ingen opkald går tabt
• Det tilstræbes, at telefonbeskeder besvares samme dag, eller senest næste arbejdsdag
• Interne opkald betjenes på lige vilkår med eksterne